Så gör du en likviditetsprognos

1. Bestäm horisont och upplösning

Börja med 13 veckor framåt, per dag. Kortare än så och du hinner inte agera; längre än ett kvartal och antagandena dominerar över fakta. Månadsupplösning döljer problemen, eftersom en månad kan gå ihop totalt men vara negativ i tio dagar mitt i.

2. Sätt en verklig startpunkt

Utgå från faktiska likvida medel idag: banksaldo plus outnyttjat kreditutrymme, redovisat separat. Blanda inte in kundfordringar – de är inte pengar än.

3. Lägg in kända utbetalningar först

Kända belopp med kända datum är prognosens stomme. Ta dem i den ordning de brukar överraska:

• Nettolöner på lönedagen.
• Skatt och arbetsgivaravgift på förfallodagen månaden efter löneutbetalningen.
• Moms på redovisningsperiodens förfallodag.
• Leverantörsfakturor på sina förfallodatum.
• Hyra, leasing, abonnemang och amorteringar.

4. Lägg in inbetalningar på förväntad betalningsdag

Utgå inte från förfallodatum utan från hur kunden faktiskt betalar. Har en kund genomgående betalat tio dagar sent är det den dagen som ska stå i prognosen. Förfallna obetalda fakturor bör hanteras för sig – som möjlig inbetalning, inte som säker.

5. Prognostisera det som inte är fakturerat än

Kommande försäljning finns inte som faktura. Använd egen historik och ta hänsyn till veckodag och säsong i stället för ett månadssnitt. Håll dessa belopp visuellt åtskilda från kända poster, så att du vet vilken del av prognosen som är antagande.

6. Läs av botten, inte slutvärdet

Det intressanta talet är lägsta förväntade saldo och vilken dag det inträffar. Ligger botten nära noll eller under kreditgränsen har du en åtgärdssituation även om prognosens sista dag ser bra ut.

7. Följ upp mot utfall

Jämför prognosen med vad som faktiskt hände. Avvikelserna visar var antagandena är för optimistiska – oftast i kundernas betalningstider.

Vanliga misstag

• Använda fakturadatum i stället för betalningsdag.
• Slå ut moms och löneskatter jämnt över månaderna.
• Räkna förfallna fordringar som säkra pengar.
• Blanda ihop resultatbudget och likviditet.
• Uppdatera prognosen en gång i månaden i stället för löpande.