Kassaflödesprognos i Excel eller i ett verktyg?

Vad Excel är bra på

• Kostar inget extra och finns redan.
• Total frihet i uppställningen.
• Utmärkt för att förstå logiken och för enstaka scenarier inför ett bankmöte.

Var det brister

• Underhållet. Varje ny faktura och betalning måste matas in för hand. I praktiken uppdateras kalkylbladet när något redan känns oroande.
• Dagsupplösning. Att bygga 90 kolumner per post är möjligt men blir snabbt ohanterligt.
• Spårbarhet. Ett belopp i en cell berättar inte vilken faktura det kom från.
• Felrisk. Trasiga formler och kopierade rader upptäcks sällan förrän slutsatsen blivit fel.
• Uppföljning. Att jämföra tidigare prognoser mot utfall kräver att gamla versioner sparats.

När ett verktyg lönar sig

Byt när minst två av dessa stämmer:

• Du fattar betalningsbeslut minst en gång i veckan.
• Antalet kund- och leverantörsfakturor gör manuell inmatning tung.
• Löner, moms och skatter gör att månadens botten är svår att räkna ut i huvudet.
• Flera personer eller flera enheter behöver samma bild.
• Du behöver kunna härleda varje belopp till sin källa.

Vad ett automatiserat verktyg ska göra bättre

Kravlistan är kort men avgörande: hämta fakturaunderlaget automatiskt, placera betalningar på rätt dag, hålla kända belopp åtskilda från prognostiserade, räkna om när något ändras och följa upp prognos mot utfall. Klarar verktyget inte det har du bara flyttat kalkylbladet.

Ett rimligt mellansteg

Behåll gärna likviditetsbudgeten i Excel för året och finansieringsdialogen, och lägg den löpande operativa prognosen i ett verktyg. Det är där uppdateringsarbetet finns – och det är arbetet som avgör om prognosen är aktuell den dag du behöver den.